Cuando hablamos de seguimiento de tus clientes de reformas, solemos pensar en aquellos que aún no nos han contratado, los que estamos a la espera de una visita o que nos contesten al presupuesto que le hemos enviado, pero no solo tenemos esos clientes, tambien debemos hacerle un buen seguimiento de obra a aquellos con los que ya estamos trabajando, por eso aquí vamos a explicar está dos formas de seguimiento y el por qué de su importancia.
EMPEZAR HACER SEGUIMIENTO DE TUS CLIENTES CON STIMAT
Seguimiento de clientes de reformas potenciales
Hacer un seguimiento de tus solicitudes de presupuestos de reformas es parte fundamental para conseguir cerrar más obras, no existe unas reglas concretas de en cuanto tiempo debemos hacer el seguimiento, pero si podemos darte unas pautas para realizarlo de la mejor manera.
Para que lo entiendas mejor vamos a explicártelo a través de un ejemplo:
El cliente se ha puesto en contacto y nos ha pedido un presupuesto para su reforma integral, tras conseguir la una visita para concretar medidas y explicarle al cliente más detalladamente, es hora de hacerle llegar el presupuesto.
Pero una vez llegas a la oficina, te pones a realizar las tareas pendientes: Facturas, gestión de obras, organización, recepción de pedidos… y dejas para el día siguiente el hacer el presupuesto del cliente, al día siguiente surgen nuevas visitas e imprevistos, y se te vuelve a olvidar mandar el presupuesto, así hasta pasar un par de días.
¿Qué es lo que ha ocurrido en ese periodo de tiempo? El cliente ha recibido otras propuestas antes que la tuya, está valorando más ofertas y tus competidores fueron más rápido, ¿Sabías que enviar el presupuesto de los primeros aumenta la posibilidad de hasta un 60% de cerrar la obra?
Por eso es importante tener bien organizado todo el seguimiento de los nuevos clientes, pon una fecha límite en tu calendario, no más de 3 días, para mandar el presupuesto, una vez enviado recuerda terminar el correo con una llamada a la acción. En este caso es importante que termines con una frase que te permita hacerle el seguimiento al cliente:
Te adjunto el presupuesto que me pediste. Si te parece bien te llamo el viernes que viene para que me digas qué te ha parecido.
Poner una fecha concreta, ni muy lejos ni muy cerca, da pie a que el cliente te responda si le va bien o no esa fecha o cuándo cree que habrá tenido tiempo de mirárselo. Es importante llamar al cliente en el momento oportuno: Ni muy pronto (acabas agobiando al cliente y eso produce rechazo hacia ti) ni demasiado tarde (puede parecer que te da igual o algo peor, que alguien se te adelante).
Te dejamos unos tiempos orientativos, es decir, si el cliente te dice que se va de vacaciones 2 semanas, no le llames o escribas hasta unos días después. Si sabes que al cliente le corre prisa empezar las obras cuanto antes, acorta los plazos:
- Después de la primera visita lo adecuado es enviar el presupuesto en 3 días o 5 días como muy tarde.
- Después de haber enviado el presupuesto o de haberte reunido, hay que dejar mínimo 1 semana para llamar al cliente (ese será el día que sugerirás en el mail en el que le envías el presupuesto). Si te responde que necesita más tiempo, pregúntale cuándo cree que se lo habrá podido mirar y en qué horario le va mejor que le llames. Esperar 1 semana entre llamada y llamada.
- A partir de la segunda llamada de seguimiento es mejor que le hagas el seguimiento por correo electrónico ya que es menos intrusivo. Te sugerimos no enviar más de un correo a la semana.
- En el primer correo que le envíes le puedes preguntar si crees que hay alguna partida o capítulo que cree que no entienda o se va de precio. Y sugerirle que puedes buscar alguna alternativa o quedar nuevamente para explicarle todo con claridad.
- En el segundo correo puedes sugerir que te envíe una respuesta, aunque sea negativa. Hay que saber cuándo retirases para no perder demasiado el tiempo.
Buenos días Sr. Cliente, Me gustaría saber si ha tenido tiempo de estudiar nuestro presupuesto. Como le comenté en el correo anterior si tiene alguna duda o si hay alguna partida o capítulo que considere con un precio demasiado elevado, podemos estudiar una solución o productos alternativos y así ajustar al máximo el presupuesto. En cualquier caso, agradecería que, si nos ha descartado definitivamente, nos lo haga saber para no importunarle más-.
Seguimiento de tus obras
Por otra parte, tenemos a nuestros clientes que estamos trabajando en sus obras, y tenemos que hacerle un seguimiento de todos los pasos, cómo en el apartado anterior vamos a explicarlo con un ejemplo práctico.
Una vez aceptado el presupuesto, es el momento de ponerte a planificar el inicio de la reforma y todo su proceso hasta la entrega de las llaves, este proceso lleva unas tareas y es importante no olivarse de nada, ya que si se te olvida pedir el pavimento o se te olvida cuando es la recepción de algunos materiales, puede causar inconvenientes y hacer que se retrase la obra, esto a su vez crearía en el cliente un malestar hacia su empresa puesto que no vería profesionalidad, y sería probable que no te recomiende.
Por eso, es importante tener apuntado y planificada cada obra de forma ordenada y separada, ya que cada proyecto es diferente y cuando llevamos varios a la vez es primordial que no se mezcle la información.
Te aconsejamos que cada reforma este separada por carpetas con sus nombres, además de tener un planificador o pizarra en la oficina donde escribas el día, hora, nombre de proyecto con el proceso o tarea pendiente que se debe realizar, como por ejemplo, Proyecto Reforma Juan: llegada de muebles cocina DÍA 19 de marzo. Así no solo lo verás tu, si no que todo operario que este trabajando en esa reforma podrá verlo.
Además, planifica cada día de la reforma con tus trabajadores, si cada uno sabe la tarea que debe hacer en cada momento, conseguirás tener una obra planificada y en orden, por supuesto no debemos olvidar que existen inconveniente que no podemos controlar.
Seguimiento de tus reformas con STIMAT
Con STIMAT podrás gestionar todos los procesos de seguimiento de la obra de manera centralizada tanto de tus clientes potenciales como tus clientes actuales:
- En primer lugar, encontramos el sistema de estado de la reforma: Esto nos permitirá ver de forma visual y desde el panel de presupuestos STIMAT, en que estado se encuentra la reforma y de esa manera actuar de una manera u otra.
- En segundo lugar, podemos encontrar el sistema de recordatorios: Este nos ayudará a automatizar el seguimiento de los cliente de una forma sencilla, visual y agrupada por Obras
Gracias a estás dos funcionalidades complementarias podrás crear:
- Crear recordatorio agrupados por Obras
- Ver qué obras tienen recordatorios de un vistazo, el listado de presupuestos
- Programación de alertas con día y hora
- Gestiona fácil desde tu Móvil
- 2 tipos de recordatorios: Seguimiento de cliente o Tarea
