La gestión de proyectos de construcción y reformas no es una tarea sencilla, pues abarca un largo proceso desde la captación del cliente hasta la entrega de la vivienda reformada y, sobre todo, se basa en el control de aspectos fundamentales como el seguimiento, la elaboración de presupuestos, la creación de facturas, o la compra de materiales, entre otros. Por ello, en el siguiente post os vamos a ofrecer una serie de consejos y recomendaciones, así como soluciones a problemas potenciales que te puedan surgir, para que lo tengas todo bajo control.
EMPEZAR A GESTIONAR TUS PROYECTOS DE REFORMAS
Gestiona tus clientes de reforma
Mantener las solicitudes de presupuestos que te llegan día a día no es fácil, especialmente si tus clientes vienen de diferentes fuentes (recomendaciones, redes sociales, marketplace, etc.). Al gestionar tantos canales, puedes olvidarte de alguna información importante, como es el mandar presupuestos, visitar clientes, o recepcionar pedidos, entre otras tareas. Y ¿cómo te dejará eso a ti como empresa o como profesional? Cada cliente es importante, tanto el que te pide un primer presupuesto, como el que ya está inmerso en la realización de la obra.
¿Cómo podemos solucionarlo y no olvidarnos de nada?
Si eres un profesional tradicional, puedes organizar cada cliente por carpetas diferentes, lo que te facilitará tener toda la información necesaria en un mismo lugar, incluyendo presupuestos, anotaciones, imágenes, preguntas de clientes, etc. No obstante, esto no te avisará si tienes alguna tarea pendiente con un cliente en particular, por lo que necesitarás de otro sistema que te informe de las labores que tienes aún que realizar.
Con la plataforma Plan Reforma PRO puedes tener controlada toda la información de los clientes simplemente subiéndose al gestor del archivo. Utilizando nuestra herramienta, podrás anotar de una manera rápida y fluida toda la información sobre la obra sin olvidarte de ningún detalle, por pequeño que sea.
Seguimiento de tus proyectos de reforma
Cuando hablamos de seguimiento de tus proyectos de reformas, nos estamos refiriendo tanto a los futuros como a los que tenemos actualmente en desarrollo. Cada proyecto, cliente y especificaciones son diferentes, y es por eso que debemos tener un buen seguimiento y saber qué es lo que se necesita en cada momento.
CASO 1: Seguimiento de clientes potenciales
Si hablamos de un proyecto de reforma de un cliente potencial, debemos realizarle un seguimiento a su solicitud una vez mandado el presupuesto inicial y, de esta manera, poder cerrar la obra. Vamos a ponerte un ejemplo práctico:
Una vez mandado el presupuesto al cliente, debemos volver a ponernos en contacto con él, ni muy pronto ni muy tarde, aproximadamente unos 3 días para que le dé tiempo a valorar tu presupuesto. Le volvemos a llamar o le mandamos un correo preguntándole si tiene alguna duda o si quiere comentar algo del presupuesto.
¿Qué pasa si no hacemos este seguimiento?
Sí, es cierto que, en algunos casos, el mismo cliente se pone en contacto contigo, pero lo más probable es que cuente con más de un presupuesto aparte del tuyo. Si tú como profesional muestras interés en tus futuros clientes, puedes causar mejor impresión frente a otros presupuesto que quizás sean más bajos. De esta manera evitarás quedarte FUERA POR PRECIO.
CASO 2: Seguimiento de clientes actuales
Por otra parte, tenemos a los clientes con los que ya estamos trabajando de lleno en su reforma. Como en el caso anterior, es también importante realizar un seguimiento de cómo va cada proyecto, tanto para que los clientes se sientan tranquilos y vean que van avanzando, como para ti, pues tendrás controlados los aspectos fundamentales que se incluyen en éstos (recepción de pedidos, documentos, contratos, facturas, etc.). Vamos a verlo en un caso hipotético:
Estamos trabajando en una reforma integral y se te olvida que la recepción del pavimento era hoy, pero justo hoy estás trabajando en las instalaciones y no tienes todo el equipo disponible. ¿Qué ocurriría? Deberás dejar de avanzar en otros trabajos para recibir el material, ocasionando malestar y confusión, además de retrasar la obra.
¿Qué pasa si no tenemos el seguimiento de las tareas?
Puede ocasionar malentendidos entre el cliente y el profesional, además de no tener a tus trabajadores organizados. Si queremos que una reforma salga de la mejor forma posible, se necesita de mucho orden y planificación de todas las tareas a realizar.
¿Como podemos hacer un seguimiento efectivo de los proyectos de reforma?
Te damos varias opciones para conseguir realizar un buen seguimiento:
Para el primer caso del cliente potencial, créale una carpeta propia y márcalo como cliente potencial en tu agenda personal. En ésta, anota si has mandado el presupuesto o no, si lo has llamado o no, si él te ha contactado, etc. Por supuesto, no olvides que debes mirar la agenda todos los días para así evitar posibles descuidos.
Para los proyectos de reforma que ya estás realizando, crea una pizarra donde poner el nombre del proyecto y las tareas pendientes (por ejemplo, si se tiene prevista alguna entrega, o una reunión). Esto no sólo lo verás tú, también todos los trabajadores que estén asignados a ese proyecto de reforma.
Por otra parte, con Plan Reforma PRO podrás gestionar los proyectos de tus clientes potenciales, así como los que ya están en proceso, desde una única plataforma y desde cualquier dispositivo, gracias a su funcionalidad de notificaciones de seguimiento de tareas y recordatorios. Esta funcionalidad te ayudará a automatizar el seguimiento de todos tus clientes, ya que puedes programar alertas con día y hora para que te mande notificaciones.
Ten reuniones semanales con tus clientes
Mantener informado al cliente del progreso de obra ya no solo te ayudará a repasar las tareas que ya están realizadas y visualizar las que quedan pendientes, sino que le dará a tu cliente una visión clara de cómo va avanzando su reforma.
Que tu cliente vea los avances te ayuda a no tener malentendidos, ya que ellos verán en todo momento lo que está ocurriendo.
Gestiona todas las facturas del proyecto de construcción y reformas
Otra parte importante de la gestión de proyectos de construcción y reforma es el control de la tesorería de tu empresa. Cada proyecto de reforma tiene sus propias facturas, es decir, sus propios gastos e ingresos, pero…¿cómo podemos tener todo esto bajo control?
Alguno de vosotros optáis por un software diferente para la gestión de las facturas donde las tenéis controladas por proyectos, mientras que otros más tradicionales las seguís haciendo a mano y mandando a un gestor, o directamente tenéis contratado a un profesional que se encargue de toda la parte de contabilidad. Lo hagáis como lo hagáis, lo más importante es que no nos olvidemos de ninguna factura.
Con STIMAT, el programa de presupuesto de Plan Reforma Pro, no te hará falta tener un programa aparte, ya que desde el mismo proyecto de reforma podrás crear y compartir las facturas con tus clientes o proveedores y controlarlas. Además, podrás subir tus gastos e ingresos y, de esta manera, empezar a tener un control de la tesorería asociada a cada proyecto de reforma desde un solo lugar.
