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Ficha de proveedores: qué debe tener

Prepara una ficha de proveedores y estudia si estás trabajando con los mejores o si puedes encontrar materiales más económicos con otros proveedores de la zona.

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Hace unos meses te hablamos de la necesidad de tener una ficha de cliente en la que anotar toda aquella información que consideras importante a la hora de mantener una relación y contacto con ese particular. En ella recomendábamos apuntar todos aquellos datos que pudieran ser interesantes a la hora de recordar las características personales y condiciones de todos los clientes con los que hablas habitualmente.

Pero también es importante que elabores una ficha de los proveedores con los que trabajas. En este caso no te interesan los datos personales del proveedor en sí, pero sí tener, por ejemplo, los datos directos de contacto de la persona con la que habitualmente contactas para facilitar la compra de los materiales que necesitas.

De igual forma que en tu vida personal tienes un esquema mental de cuándo puedes llamar a unos amigos o a unos familiares en función de su horario de trabajo, es interesante que hagas lo mismo con aquellos proveedores con los que trabajas a menudo.

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Por eso te recomendamos que elabores en tu ordenador de trabajo una ficha similar a esta que te facilitará bastante el contacto con tus proveedores.

FICHA DE PROVEEDOR
Nombre de la empresa
Razón Social
CIF
Descripción de la actividad
Dirección
Teléfono
Persona de contacto
Productos que suministra
Página web
Correo electrónico
Días de reparto
Horario de reparto
Teléfono del repartidor
Forma de pago
Notas

Esta es la propuesta que te dejamos, solo tienes que copiarla y pegarla en un documento de Word o Excel. Puedes añadir otros datos o eliminar aquellos que consideres que no son importantes para tu relación con el proveedor, eso ya depende de ti.

Siempre te recomendaremos que esta información la conserves en la nube de forma que si en algún momento ocurre algo en el ordenador o sin querer borras el documento, no pierdas todos estos datos y sea fácil su recuperación.

Y ya que estamos hablando de los proveedores, quizá sea interesante que aproveches este listado para elaborar una segunda columna y crear tu propia evaluación de proveedores. A veces con la vorágine del día a día y tener que sacar adelante todos los proyectos, dejamos de lado el estudio de si los proveedores con los que trabajamos están dando el mejor servicio o puedes trabajar con otros que lo mejoren. ¿Qué puedes incorporar en este nuevo formulario? Respóndete a preguntas como “¿me da la mejor calidad?”, “¿recibo el pedido en el tiempo establecido?”, “¿cómo han evolucionado los precios desde que trabajo con él?”.

Respondiendo a estas preguntas, puedes llegar a diferentes conclusiones sobre si actualmente estás trabajando con el mejor proveedor o si te merece la pena cambiar.

Elaborar un documento como este no te va a llevar mucho tiempo y sin embargo puede suponerte beneficios en el caso de que descubras que los proveedores con los que trabajas son más costosos de lo que piensas o que tu fidelidad en la compra de materiales no te está repercutiendo económicamente.

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