Te preguntarás qué es un programa de gestión de archivos o documental: se trata de una solución digital que se encarga del almacenamiento, seguimiento y archivos de documentos. Todas aquellas empresas que quieran tener ordenados sus documentos y acceder a ellos en cualquier momento deberían disponer de uno, y es por ello que queremos mostrarte los beneficios de utilizarlo, además de recomendarte 4 programas que te podrían servir para la gestión documental de tu negocio:
EMPEZAR A GESTIONAR MIS ARCHIVOS DE OBRA
Beneficios de utilizar un gestor de archivos
- Creación de carpetas: Podrás tener tus documentos ordenados por carpetas y subcarpetas, según la obra y proyecto que estes realizando
- Facilidad de acceso: Al tener subidos los archivos a la nube, podrás acceder a ellos donde quieras y con el dispositivo que quieras.
- Fácil de compartir: Si es necesario, podrás compartir los documentos con tus clientes de manera rápida sin necesidad de ir a la oficina ni entregar en mano
- Control de documentos: Tener todos los documentos en un solo lugar te ayudará a tener más controlados los diferentes archivos, además podrás ir modificándonoslos de forma fácil y rápida
- Mejoras de la gestión: Todos los implicados en la obra pueden tener la misma información a la vez, mejorando así la gestión del proyecto.
PROGRAMAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE OBRAS
Open KM
Es posible recopilar toda la información desde cualquier fuente. Además, dispone de búsqueda avanzada de documentos y herramientas administrativas para asignar roles dentro de la empresa.
Este tipo de sistema facilita:
- La gestión, creación, clasificación y mantenimiento de los documentos
- Resolución de tareas automáticas y reglas de validación
- Simplificación de los procesos de negocios a través de un workflow
Open KM va más dirigido a empresas que deban compartir información y contenido interno a través de un flujo de trabajo entre los distintos empleados de la empresa.
Athento
Se trata de un sistema de gestión del documento a través de todo su ciclo de vida, desde el primer borrador hasta el documento final.
Sus características destacadas son:
- Organización de la documentación corporativa
- Control de generación de contenido
- Acceso de forma remota
- Almacenamiento de archivos
- Conservación de versiones de documentos
Athento esta dirigido a aquellas empresas que maneja un gran número de documentos diarios, ayuda a reducir el trabajo manual creando automatización inteligente a la hora de clasificación, extracción de datos o asociación de documentos.
QuoBuilding
Esta herramienta de la solución Quonext facilita la gestión para la construcción y solución documental asociada a las obras que lleva a cabo la organización a través de Microsoft Dynamics 365, entre las cuales podemos encontrar:
- Gestión de información: Documentos, tareas, planificadores, etc.
- Gestión documental: Planos, presupuestos, licencias, etc.
- Integración de tareas y documentos: a través de Project Outlook y office.
Quobuilding va dirigido a grandes empresas de construcción, puesto que no solo gestiona la sección de documentos de obra, si no que acompaña el proceso completo desde las finanzas hasta los recursos humanos de la empresa.
Gestor de archivos STIMAT
Recientemente, hemos visto la necesidad de disponer de toda la información de la obra de manera rápida y desde cualquier sitio. Por eso, hemos incorporado a nuestro generador de presupuesto STIMAT un gestor de archivos para cada presupuesto individualizado. De esta manera, no solo podrás realizar el presupuesto del cliente de forma rápida, sino que también tendrás de forma ordenada toda la información de esa obra.
Gracias al gestor de archivos STIMAT, podrás entre otras utilidades:
- Tener todo bien ordenado en un solo lugar, en la nube interna del propio gestor
- Subir cualquier tipo de archivo
- Subir y acceder a los archivos también desde tu móvil o tablet
- Añadir los documentos a tus presupuestos en 1 clic
El generador de archivo STIMAT, esta diseñado para la gestión de documentos de obras nuevas y residenciales, el cual te ayudará a interactuar y compartir información importante con los clientes.
Realizar una obra significa disponer de una gran cantidad de documentos tales como permisos, contratos, subcontratas, especificaciones del cliente, planos o rende, por nombrar unos cuantos. Si disponemos de un gestor de archivos, podremos tener todos estos documentos a nuestro alcance en cualquier lugar con tan solo un clic. Te invitamos a probar el gestor de archivos de STIMAT.
